திருத்தியபின் கணக்கிடும் : எக்ஸெல் ஒர்க் புக்கில், பார்முலாக்களை அமைப்பது அதன் முக்கிய செயல்பாடாகும். பார்முலாக்களை அமைத்த
பின்னர், அவை இயங்கத் தேவையான டேட்டாக்களை, அவற்றிற்கான செல்களில் அமைக்கிறோம். உடனே, அந்த பார்முலாக்கள், டேட்டாக்களைக் கையாண்டு, விடைகளைக் குறிப்பிட்ட செல்களில் ஏற்படுத்தும். ஏற்கனவே, அமைக்கப்பட்ட டேட்டாக்களில் மாற்றங்களை ஏற்படுத்தினால், என்ன நடக்கும்? உடனடியாக, பார்முலாக்கள் செயல்பட்டு, முடிவுகளிலும் மாற்றங்களை ஏற்படுத்தும். அதாவது, நாம் மேற்கொள்ளும் மாற்றங்களின் அடிப்படையில் எக்ஸெல் எப்போதும் அப்டேட்டாகவே இருக்கும். இது பல வழிகளில் நமக்கு உதவுகிறது. பெரிய ஒர்க் ஷீட்களில் செயல்படுகையில் நாம் ஒவ்வொரு செல்லிலும் சென்று நாமாக திருத்தப்படும் டேட்டாவிற்கேற்ற வகையில் முடிவுகளை மாற்ற முடியாது.
ஆனால், ஒரு சிலர் தாங்களாகவே சில டேட்டாக்களையும், அது சார்ந்த முடிவுகளையும் மாற்ற விரும்புவார்கள். எக்ஸெல் இந்த முடிவுகளைக் கணக்கிட அதிக நேரம் எடுத்துக் கொள்ளும் என்று சொல்பவர்களும் உண்டு. மெதுவாகச் செயல்படும் கம்ப்யூட்டர்களில் இவ்வாறு அமையலாம். அவ்வாறு தாங்களாகவே கணக்கிட்டு அமைக்க விரும்புபவர்கள், எக்ஸெல் தொகுப்பில் சில மாற்றங்களை மேற்கொள்ள வேண்டும். அவற்றை இங்கு பார்க்கலாம்.
1. Tools மெனுவிலிருந்து Options தேர்ந்தெடுக்கவும். எக்ஸெல் உங்களுக்கு Options Options Dialogue Box காட்டும்.
2. இந்த விண்டோவில் உள்ள Calculation என்னும் டேப் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டிருப்பதை உறுதி செய்திடவும்.
3. அதில் Manual என்னும் ரேடியோ பட்டன் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
பின் OK கிளிக் செய்திடவும்.
உங்களிடம் எக்ஸெல் 2007 இருந்தால் கீழ்க்காணும் மாற்றங்களை ஏற்படுத்தவும்.
1. Office பட்டனில் கிளிக் செய்திடவும்.
2. பின் Excel Options என்பதில் கிளிக் செய்திடவும். இப்போது எக்ஸெல் ஆப்ஷன்ஸ் டயலாக் பாக்ஸ் திறக்கப்படும்.
3. இதன் இடது பக்கத்தில் உள்ள Formulas என்ற ஏரியாவில் கிளிக் செய்திடவும்.
4. டயலாக் பாக்ஸின் Calculation Options என்ற பிரிவில் உள்ள Manual ரேடியோ பட்டனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின் OK கிளிக் செய்திடவும்.
ஒர்க்புக் பிரிண்ட் பிரிவியூவுடன் சேவ் செய்திட : எக்ஸெல் புரோகிராமில் டயலாக் பாக்ஸினைப் பயன்படுத்துகையில், நீங்கள் டயலாக் பாக்ஸில் காண்பதனை செட் செய்து அமைக்கலாம். இதில் ஒன்று, நீங்கள் பார்க்கும் எக்ஸெல் ஒர்க்புக்கின் பிரிவியூ காட்சியினை டயலாக் பாக்ஸின் இட து பக்கம் காட்டும்படி அமைக்கலாம். Views டூலினை அடுத்துள்ள கீழ் நோக்கிய அம்புக் குறியில் கிளிக் செய்து, கிடைக்கும் பட்டியலில் Preview என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
இந்த Open டயலாக் பாக்ஸ் திறக்கப்படுகையில், சில ஒர்க்புக்குகளுக்கு பிரிவியூ எனப்படும் முன் தோற்றக் காட்சி தரப்படவில்லை என்பதை உணர்ந்திருப்பீர்கள். அனைத்து ஒர்க்புக்குகளுக்கும் பிரிவியூ காட்சி இருக்க வேண்டும் என முடிவு செய்தால், கீழே தந்துள்ளபடி செட் செய்திடவும்.
1. Office பட்டன் கிளிக் செய்திடவும். தொடர்ந்து Prepare மற்றும் Properties கிளிக் செய்திடவும். எக்ஸெல், உங்களுடைய ஒர்க்ஷீட் மேலாக, சுருக்காமாக properties காட்டும்.
2. அடுத்து Document Properties ஐ அடுத்துள்ள அம்புக் குறியின் மீது கிளிக் செய்திடவும். இங்கு Advanced Properties என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். எக்ஸெல் இப்போது Properties டயலாக் பாக்ஸைத் திறக்கும்.
3. இங்கு Summary டேப் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டிருப்பதனை உறுதி செய்திடவும்.
4. இந்த டயலாக் பாக்ஸின் கீழாக உள்ள Save Thumbnails for All Excel Documents என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
5. அடுத்து Properties டயலாக் பாக்ஸை மூட ஓகே கிளிக் செய்திடுவோம்.
6. இப்போது ஒர்க்புக்கினை சேவ் செய்திடவும்.
பின்னர், அவை இயங்கத் தேவையான டேட்டாக்களை, அவற்றிற்கான செல்களில் அமைக்கிறோம். உடனே, அந்த பார்முலாக்கள், டேட்டாக்களைக் கையாண்டு, விடைகளைக் குறிப்பிட்ட செல்களில் ஏற்படுத்தும். ஏற்கனவே, அமைக்கப்பட்ட டேட்டாக்களில் மாற்றங்களை ஏற்படுத்தினால், என்ன நடக்கும்? உடனடியாக, பார்முலாக்கள் செயல்பட்டு, முடிவுகளிலும் மாற்றங்களை ஏற்படுத்தும். அதாவது, நாம் மேற்கொள்ளும் மாற்றங்களின் அடிப்படையில் எக்ஸெல் எப்போதும் அப்டேட்டாகவே இருக்கும். இது பல வழிகளில் நமக்கு உதவுகிறது. பெரிய ஒர்க் ஷீட்களில் செயல்படுகையில் நாம் ஒவ்வொரு செல்லிலும் சென்று நாமாக திருத்தப்படும் டேட்டாவிற்கேற்ற வகையில் முடிவுகளை மாற்ற முடியாது.
ஆனால், ஒரு சிலர் தாங்களாகவே சில டேட்டாக்களையும், அது சார்ந்த முடிவுகளையும் மாற்ற விரும்புவார்கள். எக்ஸெல் இந்த முடிவுகளைக் கணக்கிட அதிக நேரம் எடுத்துக் கொள்ளும் என்று சொல்பவர்களும் உண்டு. மெதுவாகச் செயல்படும் கம்ப்யூட்டர்களில் இவ்வாறு அமையலாம். அவ்வாறு தாங்களாகவே கணக்கிட்டு அமைக்க விரும்புபவர்கள், எக்ஸெல் தொகுப்பில் சில மாற்றங்களை மேற்கொள்ள வேண்டும். அவற்றை இங்கு பார்க்கலாம்.
1. Tools மெனுவிலிருந்து Options தேர்ந்தெடுக்கவும். எக்ஸெல் உங்களுக்கு Options Options Dialogue Box காட்டும்.
2. இந்த விண்டோவில் உள்ள Calculation என்னும் டேப் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டிருப்பதை உறுதி செய்திடவும்.
3. அதில் Manual என்னும் ரேடியோ பட்டன் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
பின் OK கிளிக் செய்திடவும்.
உங்களிடம் எக்ஸெல் 2007 இருந்தால் கீழ்க்காணும் மாற்றங்களை ஏற்படுத்தவும்.
1. Office பட்டனில் கிளிக் செய்திடவும்.
2. பின் Excel Options என்பதில் கிளிக் செய்திடவும். இப்போது எக்ஸெல் ஆப்ஷன்ஸ் டயலாக் பாக்ஸ் திறக்கப்படும்.
3. இதன் இடது பக்கத்தில் உள்ள Formulas என்ற ஏரியாவில் கிளிக் செய்திடவும்.
4. டயலாக் பாக்ஸின் Calculation Options என்ற பிரிவில் உள்ள Manual ரேடியோ பட்டனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின் OK கிளிக் செய்திடவும்.
ஒர்க்புக் பிரிண்ட் பிரிவியூவுடன் சேவ் செய்திட : எக்ஸெல் புரோகிராமில் டயலாக் பாக்ஸினைப் பயன்படுத்துகையில், நீங்கள் டயலாக் பாக்ஸில் காண்பதனை செட் செய்து அமைக்கலாம். இதில் ஒன்று, நீங்கள் பார்க்கும் எக்ஸெல் ஒர்க்புக்கின் பிரிவியூ காட்சியினை டயலாக் பாக்ஸின் இட து பக்கம் காட்டும்படி அமைக்கலாம். Views டூலினை அடுத்துள்ள கீழ் நோக்கிய அம்புக் குறியில் கிளிக் செய்து, கிடைக்கும் பட்டியலில் Preview என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
இந்த Open டயலாக் பாக்ஸ் திறக்கப்படுகையில், சில ஒர்க்புக்குகளுக்கு பிரிவியூ எனப்படும் முன் தோற்றக் காட்சி தரப்படவில்லை என்பதை உணர்ந்திருப்பீர்கள். அனைத்து ஒர்க்புக்குகளுக்கும் பிரிவியூ காட்சி இருக்க வேண்டும் என முடிவு செய்தால், கீழே தந்துள்ளபடி செட் செய்திடவும்.
1. Office பட்டன் கிளிக் செய்திடவும். தொடர்ந்து Prepare மற்றும் Properties கிளிக் செய்திடவும். எக்ஸெல், உங்களுடைய ஒர்க்ஷீட் மேலாக, சுருக்காமாக properties காட்டும்.
2. அடுத்து Document Properties ஐ அடுத்துள்ள அம்புக் குறியின் மீது கிளிக் செய்திடவும். இங்கு Advanced Properties என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். எக்ஸெல் இப்போது Properties டயலாக் பாக்ஸைத் திறக்கும்.
3. இங்கு Summary டேப் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டிருப்பதனை உறுதி செய்திடவும்.
4. இந்த டயலாக் பாக்ஸின் கீழாக உள்ள Save Thumbnails for All Excel Documents என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
5. அடுத்து Properties டயலாக் பாக்ஸை மூட ஓகே கிளிக் செய்திடுவோம்.
6. இப்போது ஒர்க்புக்கினை சேவ் செய்திடவும்.
கருத்துரையிடுக